Die E-Rechnungspflicht kommt!
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Die Einführung der gesetzlichen Regelung zur verpflichtenden Verwendung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich erfordert Ihre Aufmerksamkeit. Ab dem 1. Januar 2025 werden sämtliche Unternehmen im B2B-Umfeld dazu gesetzlich verpflichtet sein, im Geschäftsverkehr ausschließlich elektronische Rechnungen zu verwenden.
Es handelt sich um eine strukturierte elektronische Rechnungsform, die eine effiziente elektronische
Verarbeitung ermöglicht. Um den deutschen und europäischen Normen zu entsprechen, ist es dringend ratsam, spezifische Formate wie ZUGFeRD und XRechnung zu verwenden. Diese standardisierten elektronischen Formate integrieren strukturierte Daten direkt in die PDF-Rechnung und erleichtern die digitale Abwicklung erheblich.
Was ist NICHT mehr möglich
Die Papierrechnung
Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), die eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.
Eine Papierrechnung ist also keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.
Die PDF-Rechnung
Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der papiergleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung.
Sie alle können keine Grundlage für eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie sein.
Was ist nun PFLICHT
Die E-Rechnung
Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E‑Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Das bedeutet, dass sie anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung
- als reines semantischen Datenformat konzipiert ist und es somit ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
- auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.
Die unten stehende Abbildung macht die Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung deutlich. Während Papier- und PDF-Rechnungen (linke Abbildung) bildhafte, für Menschen lesbare Darstellungen visualisieren, bildet die E‑Rechnung (rechte Abbildung) einen strukturierten Datensatz ab.
Ausweitung der elektronischen Rechnungstellung/ Einführung digitaler Meldepflichten
Timeline
EINGANG
1. Januar 2025:
Der Vorrang von Papierrechnungen wird aufgehoben und Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
AUSGANG
1. Januar 2026:
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ist der Versand von B2B-E-Rechnungen verpflichtend!
Rechnungen im EN-Format werden zum Standard.
1. Januar 2027:
Alle Unternehmen müssen elektronische B2B-Rechnungen senden und empfangen.
MELDEPORTAL
Mit ihrem VIDA-Entwurf hat die Kommission auch Vorschläge zum Thema digitale Meldepflichten und E-Invoicing vorgelegt. Zentraler Bestandteil eines künftigen grenzüberschreitenden Meldesystems ist eine in einem standardisierten Datensatz strukturierte E-Rechnung, die ab 2028 innerhalb von 4 Tagen ab Leistungserbringung an die Finanzverwaltung übermittelt werden muss.
Bisher gibt es noch keine Lösungen zu den Portalen.
Definition der E-Rechnung (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG)
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung,
> die in einem strukturierten elektronischen Format
> ausgestellt,
> übermittelt und
> empfangen wird
und
> eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
> Die elektronische Rechnung muss der europäischen Norm EN16931 für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen.
> Erfüllt werden diese Anforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1).
> Auch andere Rechnungsformate können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.
Lösungen
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