10 Gründe für ein ELO Dokumenten Management System

Mit unserer leistungsstarken Software für Enterprise-Content-Management (ECM) digitalisieren Sie Ihr Unternehmen im Handumdrehen. Die ELO ECM Suite ist das Herzstück des ELO Portfolios und damit auch die Basis Ihrer Digitalisierung: Sie automatisiert Ihre Geschäftsprozesse, verschafft Ihnen Zeit und revolutioniert die Zusammenarbeit. Mit der ELO ECM Suite zum papierlosen Büro.

Doch warum ist das empfehlenswert? Wir zeigen Ihnen 10 Gründe für die Lösung und wie Sie mit der unserer Software Umsatz und Ergebnis nachhaltig steigern können. Fordern Sie uns!

1. Rechtliche Vorgaben erfüllen

Die Regeln der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter elektronischer Daten bestimmen unter anderem, dass Unternehmen jeglicher Größe elektronisch eingegangene Rechnungen nicht mehr in Papierform archivieren dürfen.
Ein elektronisches Archiv ist daher unabdingbar.
Auf internationaler Ebene kommen die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zum Zug. Vorschriften, wie das Recht auf Vergessenwerden, Löschpflichten und Aufbewahrungsfristen können mit einem DMSystem spielend leicht umgesetzt werden.

2. Langwierige Suchen entfallen

Wenn Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Verträge oder Unterlagen händisch eingescannt und dezentral in Ordnern abgelegt werden, kommt es häufig vor, dass diese mühsam gesucht werden müssen oder nicht gefunden werden. Die Dokumente können sich an vielen Stellen auf Systemen befinden.
Womöglich verwendet jeder Mitarbeiter ein anderes Ablagesystem. Eine zentrale Suche mit
Schlagworten ist nicht möglich. Mit einem DMS wird keine Zeit mehr mit unnötigen Suchen
verschwendet – Dokumente können sekundenschnell im DMS wiedergefunden werden.

3. Reduzierung des Papierverbrauchs

Niemand versinkt gerne in Papierbergen. In über einem Drittel der Büros stapeln sich nach wie vor
Akten auf dem Schreibtisch. Ein großer Teil davon sind ausgedruckte Dokumente, die man angeblich so „schneller wiederfindet“.
Hier ein Rechenbeispiel, das schockiert: Angenommen ein Mitarbeiter druckt täglich 65 Seiten aus (bei der Zahl der E‑Mails und anderer Unterlagen durchaus realistisch); dann multipliziert es sich bei einem Unternehmen, das 100 Mitarbeiter beschäftigt, auf fast 1,5 Millionen Seiten pro Jahr.
Durch ein DMS lassen sich digitale Dokumente immer zuverlässig und schnell finden. Die Anzahl der unnötigen Ausdrucke wird reduziert, wodurch gleichzeitig die Umwelt geschont wird.
Durch die Einsparungen für die Kosten an Papier, Patronen, Kartuschen und Drucker amortisiert sich ein Dokumenten-Management-System im Nu.

4. Kosten/Zeit -Ersparnis

Schätzungsweise bis zu 60 Prozent der Arbeitszeit gehen durch
manuelles Dokumenten-Management verloren. Im Schnitt kostet
die Suche nach einem einzigen Dokument 18 Minuten. Das heißt,
allein die Suche nach Dokumenten macht ca. 25 bis 40 Prozent
der Gehaltskosten aus.

5. Dokumente stehen überall zur Verfügung

„Leider kann ich zu Ihrem Fall gerade nichts sagen, die Akte liegt bei meinem Kollegen.“ Dieser Satz hat noch keinen Kunden glücklich gemacht. Werden Dokumente aber zwischen den Büros in Hannover und Berlin, oder gar international ausgetauscht, wird es schnell unübersichtlich. Mit einem digitalen Archiv (DMS) können Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig auf alle digitalisierten Unterlagen zugreifen.
Die Bearbeitungszeit verkürzt sich und die Kundenzufriedenheit steigt ebenfalls an.

EntspannendurchFM

7. Doppelte Erfassungen werden vermieden

Das schlimmste Szenario in der Datenverwaltung sind Parallelerfassungen (doppelte Einträge). Ohne ein zentrales Ablagesystem speichern Mitarbeiter die Unterlagen in diversen Formaten und mit unterschiedlichen
Dateinamen häufig mehrfach ab, damit diese auch in anderen Zusammenhängen wiedergefunden werden können. Doppelte Registrierungen bzw. Mehrfach-Freigaben von Rechnungen und daraus resultierende Mehrfach-Überweisungen sind die Folge. Eine exakte Übersicht fehlt. Ein passendes DMS kann Abhilfe schaffen, Transparenz und Übersicht erzeugen somit Kosten reduzieren.

8. Kundenzufriedenheit steigt

Kunden erwarten schnelle Reaktionszeiten. Sie werden ungeduldig und unzufrieden, wenn langwierig richtige Vorgänge hervorgesucht werden müssen.
Mit einem DMS steigt die Kundenzufriedenheit im Handumdrehen, denn die Bearbeitungsund Reaktionszeiten verkürzen sich eklatant. Tatsächlich wird die schnelle Reaktionszeit als der größte Vorteil von DMS-Nutzern geschätzt.

6. Motivierte Mitarbeiter

Kommen Ihnen diese Dokumentnamen bekannt vor:
report_final_final_v3.pdf oder auswertung_neu_bearbeitet_(mitarbeiterkürzel).docx?
Kein Wunder, dass da schnell mal Fehler passieren, weil Ihre Mitarbeiter im falschen Dokument arbeiten oder Informationen beim Hin- und Her-Kopieren nicht übertragen werden. Zudem macht es die Suche nach Dokumenten zeitaufwändig und häufig frustrierend. Mit einem DMS finden Mitarbeiter Dokumente auf Knopfdruck und unabhängig von Namensgebungen. Ein einziges Stichwort oder Kennung genügt, um das benötigte Dokument zu finden. Dadurch wird viel Zeit eingespart und die Fehlerhäufigkeit sinkt.

9. Umweltschutz

Wenn Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Verträge oder Unterlagen händisch eingescannt und dezentral in Ordnern abgelegt werden,
kommt es häufig vor, dass diese mühsam gesucht werden müssen oder nicht gefunden werden.
Die Dokumente können sich an vielen Stellen auf Systemen befinden. Womöglich verwendet jeder Mitarbeiter ein anderes Ablagesystem.
Eine zentrale Suche mit Schlagworten ist nicht möglich. Mit einem DMS wird keine Zeit mehr mit unnötigen Suchen verschwendet – Dokumente können sekundenschnell im DMS wiedergefunden werden.

10. Platz schaffen

Spätestens dann, wenn eine räumliche Umstrukturierung ansteht, weil die Zahl der Aktenordner erheblich zunimmt und das Archiv aus allen Nähten platzt, sollte über ein zentrales digitales Archiv nachgedacht werden.
Die Digitalisierung der Dokumente schafft Platz. Der analoge Archiv-Raum kann als neues Büro, Meeting-Raum oder Ruheraum genutzt werden.

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